SharePoint上のファイルは、デフォルトでは更新されると以前の状態に戻すことはできませんが、少し設定するだけで更新のたびに自動的にリビジョン(バックアップ)を作成する機能があります。
今回はこちらの設定方法について解説したいと思います。
検証環境：
Windows10 20H2, ThinkPad X395
目次
SharePointドキュメントライブラリにファイルのバージョン履歴機能を設定する方法
- 設定したいライブラリを開き、ウィンドウ右上の「設定」歯車アイコンから、「ライブラリの設定」をクリック
設定→ライブラリの設定を押下
- 「全般設定」一覧内の、「バージョン設定」をクリック
バージョン設定 を押下
- 詳細設定画面が開きますので、各項目を入力していきます。
単純にファイルのバックアップを取りたいだけであれば、「ドキュメントのバージョン履歴」項目内の「メジャーバージョンを作成する」にチェックを入れ、次の数のメジャー バージョンを保存する：に適当な数字を入れ、一番下のOKを押せば設定完了です。※例えば、500と入力すると、直近500回の更新がバックアップされ、範囲内の任意のバージョン(バックアップ)を復元することができます。
メジャーバージョン作成→保存する履歴数を入力→OK
ファイルを以前の状態に復元する方法
こちらの方法は、予め前項の設定を完了しておく必要があります。
- 以前の状態を復元したいファイルを選択し、…(三点リーダーのようなアイコン)をクリックすると、操作項目が表示されるので、「バージョン履歴」をクリック
ファイル選択→…アイコン押下→バージョン履歴 を押下
- 更新日時の一覧が表示されるので、復元を行いたい日時にカーソルを合わせ、表示される▼(プルダウン)ボタンをクリックすると、「表示」「復元」などの選択肢が表示されるので、「復元」をクリック
更新日時にカーソル→▼押下→復元 を押下
- 画面中央上部あたりに「現在のバージョンを選択したバージョンで置き換えようとしています」とポップアップが表示されるので、OKを押すと復元されます。
ポップアップをOK→復元完了
まとめ
設定は簡単ですが、こちらについて問い合わせが結構多かったので、他にも知りたい方が居るかもしれないと思い記事にしました。お役に立てると幸いです。
SharePointの設定については、需要がありそうなものを今後も色々掲載していきたいと思います。
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