Power Automateのフロー作成とメール通知アクションの本文でのリスト設定例

PowerAutomateでワークフローを作成している際、条件に応じてメール送信するようにしていたのですが、届いたメールの本文が見づらいと問合せがあったので、HTMLとCSSを使って見た目を整えました。

ワークフローの新規作成

OfficeメニューからPowerAutomateを開き、左カラムの「＋作成」を開くと、いろいろな種類のワークフローのテンプレートが一覧で表示されますので、使いたいフローを選択します。
今回は例として「自動化したクラウドフロー」を選択します。
フロー名を入力し、フローのトリガー（どんな条件の時にフローが開始されるか）を選択します。今回は例として「アイテムが作成または変更されたとき」を選択します。
以下の様にフローの編集画面が開きますので、「アイテムが作成または変更されたとき」アクションの中で「サイトのアドレス」項目からフローを適用したいリストが含まれるサイトを選択します。
次に「リスト名」からフローを適用したいリスト又はライブラリを選択します。今回は例としてTestListというタイトルでリストを作りましたので、こちらを指定します。

メールアクションの設定

前項に続き、「新しいステップ」ボタンを押します。
「操作を選択してください」と項目が表示されるので、「コネクタとアクションを検索する」検索窓に「メール」と検索し、結果から「メールの送信(V2)」を選択します。
メールアクションの設定が入力できるようになるので、必須項目の「宛先」「件名」「本文」に内容を入力します。
こちらに入力した内容が、フローが実行されてこのステップを通るたびに実行される形です。

本文のデザインの調整

本文上の操作項目リボン内の一番右側の、「</>」を押します。こちらを押すとHTML編集モードになります。

本文内に以下のコードをコピペします。表示は1pxの黒のボーダータイプの6段テーブルになります。
1～5段目のテキスト内に任意の項目を設定してください。6段目はリスト内の対象アイテムへのリンクになります。

<style>
    table.rfatable {
      margin: 5px 10px;
      border-collapse: collapse;
      border-spacing: 0;
    }
    .rfath {
      border: 1px solid #818181;
      font-size: 0.9em;
      padding: 5px 10px;
      font-weight: bold;
    }
    .rfatd {
      border: 1px solid #818181;
      font-size: 0.9em;
      padding: 5px 10px;
      font-weight: normal;
    }
</style>

<table class="rfatable">
<thead><tr><td class="rfath">ここに項目を入力</td><td class="rfatd">ここに動的なコンテンツの追加からの選択した項目を設置</td></tr></thead>
<tbody><tr><td class="rfath">ここに項目を入力</td><td class="rfatd">ここに動的なコンテンツの追加からの選択した項目を設置</td></tr>
<tr><td class="rfath">ここに項目を入力</td><td class="rfatd">ここに動的なコンテンツの追加からの選択した項目を設置</td></tr>
<tr><td class="rfath">ここに項目を入力</td><td class="rfatd">ここに動的なコンテンツの追加からの選択した項目を設置</td></tr>
<tr><td class="rfath">ここに項目を入力</td><td class="rfatd">ここに動的なコンテンツの追加からの選択した項目を設置</td></tr>
<tr><td class="rfath">アイテムへのリンク</td><td class="rfatd"><a href="@{triggerOutputs()?['body/{Link}']}">Link</a></td></tr></tbody></table>

貼り付けると、以下の様になります。

「ここに項目を入力」にリストにしたいコンテンツの名前を入力します。
今回は例として先頭行をタイトルにします。
「ここに動的なコンテンツの追加からの選択した項目を設置」テキストを選択し、本文エリア右下の「動的なコンテンツの追加」から「アイテムが作成または変更されたとき」項目内の「Title」を選択します。
以下の様にコンテンツが埋め込まれます。
他の行も同様に入力し、テーブルを作成します。

保存＆動作検証

前項に続き、「保存」ボタンを押すと、フローが保存されます。

保存が成功すると、以下の様に緑バーで「フローを開始する準備ができました…」のメッセージが表示されます。
実際にリストに項目を新規作成し、保存します。保存された時点でそれがトリガーとなり、フローが動作します。
保存後、フローが動作状態を見るには、PowerAutomateの左カラム「マイフロー」を開き、一覧から作成したフローを選択し、画面内「28日間の実行履歴」項目から見ることができます。

また、実行履歴内の開始時間のリンクをクリックすると、フローの動作の詳細が確認できます。
今回の例では、作成または更新時にメールを通知するようなフローにしていますので、正しく設定されていれば以下のような形でメールが届きます。
項目ごとに、先ほどリストに入力した内容が読み込まれて表示されます。

まとめ

通知させるだけであればSharePointの標準機能で可能ですが、このような細かい設定も、PowerAutomateによって可能になりました。他にも、リストの入力の仕方によって通知先を変更させたり、条件によってフロー自体を動かさないようにもできたりと、いろいろな設定が可能なため、業務で使えそうな部分を中心に、別記事でまたもう少し複雑なフローの説明もしていきたいと思います。