SharePointでの複数のユーザーの通知設定と管理方法について

メール利用関連のアイキャッチ画像 Cloud

SharePointはファイル共有のためのクラウドストレージとして使ったり、イントラネットやデータ集計など幅広い用途で利用できるとても便利なツールですが、その中の機能の1つとして、ライブラリの中で更新や追加があった際に特定のユーザーへ通知させる機能があります。
今回はこの機能の設定方法について記載したいと思います。

検証環境:
Windows10 20H2, ThinkPad X395, Office 365 E3

作業手順

  1. 通知設定したいライブラリを開き、通知機能を開く
  2. 通知の詳細設定を行う
  3. 設定した通知を確認・管理する
通知設定したいライブラリを開き、通知機能を開く

  1. 通知設定を行いたいライブラリを開き、ページ上部メニューの3点アイコンをクリックし、「通知」をクリックします
    …アイコン押下→通知を押下

    …アイコン押下→通知を押下

通知の詳細設定を行う
  1. 「アイテムが変更されたときに通知」のポップアップが出るので、中の項目を設定します。
    まずは「通知の送信先」に通知したい相手のユーザーIDメールアドレスを入力します。
    ※入力後、Ctrl+Kを押すと名前の確認ができます
    通知先の設定項目

    通知先の設定項目

  2. ポップアップ内で下へスクロールすると通知条件の設定項目がありますが、ライブラリ上で何かしらの更新があった時にすぐに通知させたい場合は、初期値のままOKを押すだけでよいです。必要に応じてカスタマイズしましょう。
    通知条件の詳細設定

    通知条件の詳細設定

設定した通知を確認・管理する
  1. OKを押した後はライブラリの画面に戻るので、再度3点アイコンをクリックし、「個人用通知の管理」を開くと、設定した通知を見ることができますが、ここで見ることができるのは自分のアカウント分のみです。※また、何度も通知の設定を行うと、以下のように重複し、通知のメールも複数届きますので、重複した場合は削除をお勧めします。
    不要な通知は「選択した通知の削除」で削除可能です

    不要な通知は「選択した通知の削除」で削除可能です


    複数のユーザーへの通知を確認・管理するには、ライブラリのあるサイトの「サイトの設定」「ユーザー通知」を開きます。
    SharePoint右上歯車→サイトの設定→ユーザー通知

    SharePoint右上歯車→サイトの設定→ユーザー通知


    削除したい通知がある場合は、上記プルダウンで選択後、「選択した通知の削除」をクリックします。その後「更新」ボタンを押すと反映されます。

まとめ

今回記事にしようと思った理由ですが、一度通知を設定した内容をどこで見ればよいかが分からず、あちこち探してやっと見つけたので、他にも同じように設定の場所を探している方が居るのではないかと思い、まとめてみました。お役に立てると幸いです(^^)

コメント

タイトルとURLをコピーしました