今回は、Office365を利用している環境で、有休や外出等でメールチェックや返信に時間がかかる見込みがある場合に役立つ機能として、Outlook Web Appで使用できる「自動応答」機能の利用方法について紹介します。
前提環境：
Windows10 20H2, Office 365 E5, ThinkPad X395
設定手順
OWAを開く
- ブラウザからOffice.comへアクセスし、ホーム画面が開いたらOutlookを選択し、Web版のOutlook（Outlook Web App）を開きます。
Office.com→OWAの順に展開
Outlookの設定を開く
- ブラウザ右上の歯車アイコンをクリックし、「Outlookのすべての設定を表示」をクリックします。
歯車を押下→Outlookのすべての設定を表示を押下
自動応答の機能を開き、詳細設定を行う
Outlookの設定を開いたら、以下の手順で操作を行います。
- 「メール」→「自動応答」の順に開く
- 「自動応答の有効化」にチェック※チェック後「自動応答は有効」という文言に変わります
- 必要に応じて「この期間に限り応答を送信する」にチェック
※チェックした場合は「開始時間」「終了時間」の設定が必要 - 「組織内に自動応答を送信する」内のテキストボックス本文を入力
※文言は画像を参考にしてください - 必要に応じて、一つ下の「組織外に自動応答を送信する」にもチェック
※文言は画像を参考にしてください - 「保存」ボタンを押し閉じる
自動応答の詳細設定画面
- ブラウザ右上に「自動応答は現在有効になっています」と表示され、メールを受けると自動で設定した本文が送信されるようになります。
自動応答有効後の表示
なお、同じアカウントでデスクトップアプリでOutlookを設定している場合は、上記設定が自動的に反映され、Outlookを開くとリボンの下に「このアカウントでは自動応答が送信されます。」と表示されます。
※期間指定している場合、期間が過ぎてもTeamsやOutlook等で自動応答が有効と表示される場合が有ります。この場合は再度設定を開き、自動応答のボタンをOFFにすることをお勧めします。
Outlookデスクトップアプリの自動応答の表示
まとめ
Outlookでは昔からあるこちらの自動応答の機能ですが、最近Outlookを使ったことがないユーザーに自動応答の設定方法を尋ねられたため、また同じような問合せがあった場合に案内できるように記事を書きました。
急な用事でPCからしばらく離れる必要がある場合など、上記画像の例のように、あらかじめ本文を設定して置き、いざとなったら日付だけ変更してすぐに設定できるようにするのがおすすめです。
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