メールエイリアスを設定しているOffice365メールアカウントのメールボックスで、相手がどのメールアドレスへ送付したか判別する方法

Outlookでメールエイリアスを設定する方法については以前こちらに記載しましたが、設定した後にメールアカウントを利用する利用者側で、メールを送信してくる相手がどのメールアドレスで送ってきたか判別したいというケースが最近ありましたので、判別方法について記載します。

送信元がどのメールアドレスを使って送信してきたか確認する方法

  1. Outlookでメールアイテムを開き、「ファイル」タブを押下→「情報」項目内の「プロパティ」を開き、インターネット ヘッダー(H)の内容を見ます。
    インターネット ヘッダー(H)を確認する
    インターネット ヘッダー(H)を確認する
  2. 検索しやすくするために、メモ帳(notepad.exe)などのテキストエディタを開き、内容をコピー&ペーストしましょう。
    ヘッダー内をクリック→Ctrl+A→Ctrl+Cで全文をコピー
    ヘッダー内をクリック→Ctrl+A→Ctrl+Cで全文をコピー
  3. テキストエディタ内で、下記画像のようにFrom:、Date:、Message-ID:、Subject:、To:と並んでいる部分を見つけます。ここのTo:フィールドが、送信元の相手が自分へメールを送るときに実際に使ったメールアドレスになります。
    ヘッダー内Toフィールドのアドレスを確認する
    ヘッダー内Toフィールドのアドレスを確認する

ユーザー側で簡単に相手がどのメールアドレスで送ってきたか判別できるようにするには

上記で紹介した方法で相手が送信に使用したアドレスはわかりますが、1つずつヘッダーを除いて確認しなくてはいけないので、それぞれの件数を確認したい時などは時間がかかると思います。
このようなケースは恐らく業務利用しているメールアドレスが多いと思いますので、検索でソートしてすぐにそれぞれの件数がわかったほうがベターだと思うので、以下のような方法で振り分けを行います。

1.Outlookデスクトップアプリのルールを使用して振り分ける方法
  1. Outlookの「ホーム」タブ→「ルール」を開きます。(ウィンドウが小さい場合は「移動」タブの中に隠れている場合有り)
    Outook「ルール」機能を展開
    Outook「ルール」機能を展開
  2. 「仕分けルールの作成(U)…」を押下します
    仕分けルールの作成(U)を選択
    仕分けルールの作成(U)を選択
  3. 「詳細オプション(D)…」ボタンを押下します
    詳細オプション(D)を選択
    詳細オプション(D)を選択
  4. 「自動仕分けウィザード」の中のステップ1の条件選択の一覧の中から「メッセージ ヘッダーに特定の文字が含まれる場合」にチェックを入れ、ステップ2に表示されたら、「特定の文字」のリンクをクリックし「文字の指定」ウィンドウを出し、メールエイリアスに指定しているアドレスを入力し、「追加(A)」ボタンを押下するとその下の「特定の文字の一覧(S)」に追加されるので、問題なければ「OK」で閉じます。(訂正する場合は「特定の文字の一覧(S)にある文字列を選択し「削除(R)」ボタンを押します)
    振り分け対象のメールエイリアスを設定する
    振り分け対象のメールエイリアスを設定する
  5. ステップ2の「特定の文字」リンクが指定したエイリアスになったら「次へ(N)」で進みます
  6. またステップ1で今度は「分類項目(分類項目)を割り当てる」にチェックを入れ、ステップ2に表示されたら(分類項目)のリンクをクリックし、該当のエイリアスでメールを受信した場合に自動的に付与する分類項目を選択します。もしくは必要に応じて「新規作成(N)…」から新しい分類項目を作成します。
    例として上記名前の分類項目(test@...)を新規作成しています
    例として上記名前の分類項目(test@…)を新規作成しています
  7. 自動仕分けウィザードウィンドウ右下の「完了」を押して設定を終了します。
  8. 以後、該当のエイリアスとしてメールを受信した時は自動的に設定した分類項目が割り振られ、どちらのメールアドレスとして受信したかが一目でわかります。件数を確認する時も分類項目でソートすればよいので簡単です。
    該当エイリアスに分類項目が自動先に割振られる
    該当エイリアスに分類項目が自動先に割振られる
2.ブラウザからOffice365のOutlook Web App(OWA)でルールを設定する方法

Outlookデスクトップアプリの場合は、設定したPCのOutlookアプリからルールを編集する必要があり少し不便な部分が有りますが、ブラウザからOffice365アカウントへサインインし、OWAで設定を行うことでアカウントを利用するすべてのユーザーにルールを適用させることができます。
会社内で業務のために利用しているような共有メールボックスなどは、こちらの方法で設定することを推奨します。

  1. office.comまたはoutlook.office365.com/owa/からアカウントへOutlook(OWA)を開きます。
  2. ウィンドウ右上にある歯車アイコン(設定)をクリックし、表示される「Outlookのすべての設定を表示」をクリックします。
    ※設定するのが現在利用中の共有メールボックスであれば、ウィンドウ右上のアカウント名アイコンをクリックし、「ほかのメールボックスを開く」をクリックします(共有メールボックスへのアクセス権がない場合は別途付与が必要)。
    Outlookのすべての設定を表示リンクを押下
    Outlookのすべての設定を表示リンクを押下

    「他のメールボックス」を選択(共有メールボックスの場合)
    「他のメールボックス」を選択(共有メールボックスの場合)
  3. 「メール」→「ルール」の順に開き、「+新しいルールの追加」をクリックします。
  4. 上から、ルールの名前を入力→「条件を追加」部分で「メッセージヘッダーに含まれている」を選択し、分類項目を付与したいメールエイリアス(送信元が入力するアドレス)を入力→「アクションの追加」部分で「分類」を選択し、使用する分類項目を選択(もしくは新規作成)し、「保存」を押して閉じます。

    振分けのためのルール作成の細かい手順
    振分けのためのルール作成の細かい手順
  5. ルールの一覧の中に作成したルールが確認できます。
    新規に作成したルール
    新規に作成したルール
  6. 以後、該当のエイリアスとしてメールを受信した時は自動的に設定した分類項目が割り振られ、どちらのメールアドレスとして受信したかが一目でわかります。件数を確認する時も分類項目でソートすればよいので簡単です。
    該当エイリアスに分類項目が自動先に割振られる
    該当エイリアスに分類項目が自動先に割振られる

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