OTRSでチケットに対してユーザーへメールを送信する場合の設定および設定できない場合の対処方法

OTRSで特定のチケットについて、ユーザーへクローズや進捗報告などのためにメールを送信したい場合、以下の方法で設定可能です。
※OTRS6の環境下での説明です。予めご了承ください。

  1. 管理>システム設定 の順に開きます。
    OTRS設定管理ボタン
  2. 画面中央の検索窓で、Sendmailと検索します。
    OTRS検索
  3. 検索結果一覧からSendmailModuleを開き、SMTPSを選択し更新します。
    sendmailmodule-smtps
  4. SendmailModule::hostを開き、smtp.ホスト名(例:smtp.gmail.com)を入力します。
    otrs-sendmailmodule-hostname
  5. SendmailModule::Portを開き、465を入力します。
    otrs-sysconfig-sendmailmodule-portname
  6. SendmailModule::AuthUserを開き、username@ドメイン名(例:username@gmail.com 通常はメールアドレスの形式)を入力します。
    otrsメール送信設定時のユーザ認証の入力形式
  7. SendmailModule::AuthPasswordを開き、SendmailModule::AuthUserで設定したユーザーアカウントのパスワードを入力します。
    otrs sendmailmodule auth password
  8. OTRS画面上部で、「デプロイされていない設定があります。デプロイしますか?と表示されている場合は右側の矢印のリンクを開き、デプロイを行ってください。
    デプロイの流れ
    OTRSデプロイ設定
    デプロイしますか?の右の→ を押します

    画面下部の上記ボタンを押します
    画面下部の上記ボタンを押します

    OTRS「今すぐデプロイ」を押す
    「今すぐデプロイ」を押す
  9. 実際にメールが送信できるか確認します。
    ダッシュボード>チケット>ステータス・ビュー>適当なチケットを選択し、コミュニケーション>メール送信
  10. エラーが発生する場合は、設定の値(ポート番号やAuthUserの情報など)が正しいかどうか確認してください。

エラー例

「Could not send message to server: 550, Start mail input; end with <CRLF>.<CRLF> !」のエラーが表示される

該当エラーの場合、サーバーとの通信がうまく取れていないと思われるため、設定の確認またはSendmailModule::AuthUserで使用したアカウントに問題が無いか確認する必要があります。

Could not send message to server: 550, Start mail input; end with <CRLF>.<CRLF> !

「smtp error password command failed 535 5.7.3 authentication unsuccessful」のエラーが表示される

該当エラーの場合、アカウントの認証情報に誤りがあるか、または認証アカウントの権限不足が考えられます。

smtp error password command failed 535 5.7.3 authentication unsuccessful

「Can’t connect to smtp.ドメイン名.com」のエラーが表示される場合

SendmailModuleのsmtpサーバー名またはポートに問題があると思われますので修正してください。

Can't connect to smtp.xxxx.com

上記は筆者が設定したときに遭遇したエラーですが、結局すべてSSHを必要とせず、OTRSのWebブラウザのコンソール上で解決できました。
筆者の場合、SendmailModule::AuthUserに指定したアカウントがExchangeの認証アカウントではなかったようで、認証アカウントを指定しなおした後、正常にメール送信できるようになりました。







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